Ngân sách tổ chức sự kiện ngoài trời không chỉ gồm tiền thuê sân khấu hay nhà bạt. Địa điểm, số lượng khách, cách bố trí chỗ ngồi, thiết bị kỹ thuật, thời gian thi công và điều kiện vận chuyển đều ảnh hưởng đến tổng chi phí.
Để hạn chế thiếu hạng mục hoặc phát sinh sát ngày tổ chức, bạn nên lập dự toán theo từng nhóm công việc ngay từ đầu. Bài viết này hướng dẫn cách tính chi phí tổ chức sự kiện ngoài trời, kèm bảng mẫu có thể sao chép và hình ảnh công trình thực tế để bạn tham khảo cách bố trí.
Vì sao cần lập dự toán sự kiện ngoài trời?
Một bảng dự toán rõ ràng giúp ban tổ chức biết ngân sách đang phân bổ vào đâu, dễ so sánh báo giá và xác định những khoản nào đã bao gồm trong dịch vụ. Khi các bên thống nhất phạm vi công việc từ đầu, việc điều chỉnh chương trình cũng dễ kiểm soát hơn.
Không nên chỉ lấy số lượng khách để ước lượng chi phí. Cùng một quy mô khách nhưng cách bố trí tiệc bàn tròn, hội nghị kê ghế, hội chợ có gian hàng hay lễ khởi công có sân khấu sẽ cần diện tích và thiết bị khác nhau.
9 hạng mục cần đưa vào bảng dự toán
1. Địa điểm và khảo sát mặt bằng
Ghi rõ phí thuê địa điểm, khung giờ sử dụng, thời gian được vào thi công và các khoản phí liên quan như vệ sinh, bảo vệ, điện nước hoặc làm việc ngoài giờ. Khi khảo sát, cần kiểm tra nền đất, vật cản, lối xe tải và vị trí tập kết thiết bị.
2. Nhà bạt, dù che và phương án thời tiết
Diện tích mái che cần tính cả khu khách, sân khấu, bàn ghế và lối đi. Dự toán nên nêu rõ loại nhà bạt hoặc dù, kích thước, vách quây, sàn, vận chuyển, lắp dựng và tháo dỡ.
Với khu vực cần che tập trung hoặc mặt bằng có hình dáng đặc biệt, có thể cân nhắc phương án dù che. Hãy đối chiếu kích thước mái che với vị trí trụ, dây neo và phần diện tích thực sự sử dụng được.
3. Sân khấu, backdrop và trang trí
Liệt kê sàn sân khấu, thảm, khung backdrop, nội dung in ấn, khu vực check-in và các chi tiết nhận diện thương hiệu. Cần chốt kích thước, vật liệu, thiết kế và thời hạn bàn giao để tránh sửa gấp.
4. Âm thanh, ánh sáng và màn hình
Thiết bị cần phù hợp với quy mô chương trình và điều kiện ngoài trời. Hãy ghi rõ số lượng loa, micro, đèn, màn hình LED, bàn điều khiển, dây dẫn và nhân sự kỹ thuật trực trong thời gian diễn ra sự kiện.
5. Bàn ghế và cách bố trí khách
Tính bàn ghế theo sơ đồ thực tế, gồm khu khách mời, đại biểu, VIP, lễ tân và khu tiệc nếu có. Khoảng cách giữa các hàng ghế, lối đi và tầm nhìn lên sân khấu cũng ảnh hưởng đến diện tích cần thuê.
6. Vận chuyển, lắp dựng và tháo dỡ
Kiểm tra báo giá đã bao gồm vận chuyển hai chiều, nhân công, thời gian lắp đặt và tháo dỡ hay chưa. Địa điểm xa, đường vào nhỏ, giới hạn giờ xe hoặc yêu cầu thi công ban đêm có thể làm thay đổi phương án triển khai.
7. Điện và thiết bị phụ trợ
Liệt kê nguồn điện, dây dẫn, tủ điện, máy phát dự phòng, quạt và các thiết bị hỗ trợ cần thiết. Với sự kiện ngoài trời, nên xác nhận công suất và cách đi dây để hạn chế ảnh hưởng đến khu vực khách di chuyển.
8. Nhân sự vận hành
Tùy chương trình, nhân sự có thể gồm điều phối, kỹ thuật, lễ tân, MC, bảo vệ, phục vụ và vệ sinh. Bảng dự toán nên ghi số người, ca làm, thời gian trực và nhiệm vụ của từng vị trí.
9. Dự phòng và các thay đổi ngoài kế hoạch
Dành một khoản dự phòng phù hợp với quy mô và mức độ phức tạp của chương trình. Những thay đổi về số khách, thời tiết, thời gian thi công hoặc yêu cầu bổ sung có thể làm phát sinh công việc.
Ảnh công trình giúp dự toán sát thực tế hơn
Ảnh tham khảo có thể giúp ban tổ chức hình dung cách chia khu vực, nhưng không nên chọn kích thước chỉ vì một mẫu ảnh trông phù hợp. Cần đối chiếu ảnh với diện tích mặt bằng, số khách, vị trí sân khấu, lối đi và điều kiện vận chuyển tại địa điểm tổ chức.
Xem thêm Album ảnh sự kiện An Phát, khách hàng tiêu biểu và các công trình nhà bạt, dù sự kiện đã thi công.
Mẫu bảng dự toán chi phí tổ chức sự kiện
Sao chép bảng này vào Excel hoặc Google Sheets, sau đó điền số lượng và đơn giá theo báo giá đã thống nhất.
| STT | Hạng mục | Đơn vị | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Địa điểm, khảo sát | Gói/ngày | ||||
| 2 | Nhà bạt, dù che | m²/gói | ||||
| 3 | Sân khấu, backdrop, trang trí | Gói/m² | ||||
| 4 | Âm thanh, ánh sáng, màn hình | Gói/buổi | ||||
| 5 | Bàn ghế, khu vực đón khách | Bộ/cái | ||||
| 6 | Vận chuyển, lắp dựng, tháo dỡ | Chuyến/gói | ||||
| 7 | Điện và thiết bị phụ trợ | Gói/buổi | ||||
| 8 | Nhân sự vận hành | Người/ca | ||||
| 9 | Chi phí dự phòng | Khoản |
Cách tính: Thành tiền mỗi dòng = Số lượng × Đơn giá. Tổng dự toán = Tổng thành tiền các hạng mục + khoản dự phòng chưa được tính trong báo giá.
Cách so sánh báo giá và hạn chế phát sinh
- Gửi cùng một danh sách hạng mục, kích thước và thời gian cho các nhà cung cấp.
- Yêu cầu báo giá ghi rõ khoản đã bao gồm và khoản tính riêng.
- Đối chiếu vận chuyển, lắp dựng, tháo dỡ và thời gian nhân sự trực.
- Kiểm tra điều kiện mặt bằng, nguồn điện và khung giờ thi công.
- Thống nhất cách xử lý nếu thay đổi số khách hoặc gặp thời tiết bất lợi.
- So sánh quy cách thiết bị và phạm vi công việc, không chỉ nhìn tổng giá.
Câu hỏi thường gặp
Nên lập dự toán trước ngày tổ chức bao lâu?
Nên bắt đầu khi đã có ngày dự kiến, địa điểm và quy mô khách. Chương trình cần nhiều thiết bị hoặc thi công phức tạp nên được khảo sát sớm để có thời gian điều chỉnh layout và báo giá.
Giá thuê nhà bạt có bao gồm vận chuyển và lắp dựng không?
Phạm vi tùy báo giá và điều kiện địa điểm. Hãy xác nhận rõ chi phí vận chuyển, lắp dựng, tháo dỡ, vách quây, sàn và các khoản phát sinh trước khi chốt.
Chọn diện tích nhà bạt theo số lượng khách như thế nào?
Cần tính cả kiểu bố trí chỗ ngồi, sân khấu, lối đi và các khu chức năng khác. Gửi kích thước hoặc ảnh mặt bằng để đơn vị thi công tư vấn phương án sát thực tế hơn.
Nhận tư vấn phương án theo mặt bằng thực tế
Mỗi chương trình có yêu cầu riêng về ngân sách, thiết bị và cách bố trí. Để nhận phương án dự toán phù hợp, hãy chuẩn bị ngày tổ chức, địa điểm, số khách dự kiến, kích thước mặt bằng và các hạng mục mong muốn.
Tham khảo thêm: Chi phí tổ chức sự kiện · Album ảnh An Phát · Khách hàng An Phát
